Cover Letter เขียนจดหมายสมัครงาน แม้จะเก่าแต่ยังเก๋าเกมส์

เรียนรู้เทคนิคการเขียน Cover Letter ที่ทำให้การสมัครงานของคุณดูเป็นมืออาชีพ จะสมัครงานที่ไหนก็รอด ถ้าเขียนจดหมายสมัครงานแนะนำตัวเองเป็น

Cover Letter หรือ จดหมายหมายสมัครงาน แต่เดิมทีถูกใช้เขียนปะหน้าส่งไปสมัครงานตามบริษัทต่างๆ เพื่ออธิบายที่มาที่ไป ทำไมเราถึงสมัครในตำแหน่งนี้ รวมถึงการฝากประวัติส่วนตัวคร่าวๆ ดึงความสนใจ HR ซึ่งถ้าหากสนใจก็สามารถดูเรซูเม่ที่แนบมาด้วยได้ทันที

อย่างไรก็ตาม ด้วยยุคสมัยที่เปลี่ยนไปทำให้ Cover Letter ถูกลดความสำคัญลงและถูกนำมาประยุกต์ใช้เขียนเป็นอีเมล์สมัครงานแทนโดยเฉพาะกับการสมัครงานในประเทศไทยที่ HR มักจะขอดูแค่เรซูเม่เท่านั้น (บางบริษัทยังใช้ Cover Letter อยู่ แต่เป็นส่วนน้อย) ดังนั้น วันนี้เราจะมาเรียนรู้วิธีการประยุกต์เทคนิคการเขียน Cover Letter ดั้งเดิม มาเขียนเป็นอีเมล์สมัครงานแบบเป็นทางการแทน แต่ยังคงไว้ซึ่งรูปแบบที่เหมือนกันและมีความยาวไม่เกิน 1 หน้า A4

ส่วนที่ 1 ข้อมูลติดต่อ

แน่นอนว่าเริ่มต้นการเขียนจดหมายใดใดก็ตาม คุณจำเป็นต้องระบุตัวตนของคุณเสมอว่าคุณเป็นใครมาจากไหน และต้องการส่งอีเมล์นี้ถึงใคร (จะได้เปรียบมากถ้าคุณทำการบ้านจนทราบว่าใครคือผู้รับผิดชอบดูแลตำแหน่งงานที่คุณสมัคร) โดยเขียนเป็นลำดับขั้นตอน ดังต่อไปนี้

1.1 ชื่อ-นามสกุล และที่อยู่ปัจจุบันของคุณ

1.2 วัน เดือน ปี ที่เขียน

1.3 ระบุชื่อและที่อยู่ของบริษัทที่คุณสมัครงาน

1.4 ขึ้นต้นด้วยประโยคทางการอย่าง Dear

ตามด้วยชื่อผู้ที่เกี่ยวข้อง หากไม่ทราบชื่อสามารถใช้เป็น Sir/Madam (สุภาพและเป็นทางการมาก) หรือ All concerned แทนได้

ตัวอย่างการเขียนส่วนข้อมูลติดต่อ

Nongluck Kaewkrittiya
10 Soi Sukhumvit 12, Sukhumvit Road, Bang Chak, Phrakanong, Bangkok 10260

13 June 2021

Find Your Job Co., Ltd.
T-One Building 8 Sukhumvit Rd, Phra Khanong, Khlong Toei, Bangkok 10110

Dear Sir/Madam

นางสาวนงลักษณ์ แก้วกฤติยา
10 ซอยสุขุมวิท 12 ถนนสุขุมวิท เขตบางจาก แขวงพระโขนง กรุงเพทฯ 10260

วันที่ 13 มิถุนยายน พ.ศ. 2664

บริษัท ไฟนด์ ยัวร์ จ็อบ จำกัดมหาชน
ตึกทีวัน เลขที่ 8 ถนนสุขุมวิท พระโขนง คลองเตย กรุงเพทฯ 10110

เรียน ผู้ที่เกี่ยวข้อง

ส่วนที่ 2 เนื้อหา

ในส่วนของเนื้อหานั้น การเขียนหัวข้อทั้งหมดให้อยู๋ภายในย่อหน้าเดียวจะทำให้การนำเสนอโปรไฟล์ขาดความน่าสนใจ ประกอบกับ HR ที่มีเวลาแสกนเนื้อหาไม่ถึง 10 วินาที อาจมองข้ามจุดสำคัญต่างๆ ที่เราพยายามจะนำเสนอ คุณอาจแบ่งการเขียนออกเป็นย่อหน้าเพื่อให้ง่ายต่อการอ่าน แยกเป็นหัวข้อชัดเจนเหมือน Bullet Point ช่วยให้ HR สามารถโฟกัสได้ดียิ่งขึ้น แบ่งเป็น

2.1 ย่อหน้าที่ 1 เกริ่นนำ

เริ่มต้นส่วนของเนื้อหาด้วยการบอกจุดประสงค์ของการเขียนจดหมายครั้งนี้ให้ชัดเจน ในขณะเดียวกันก็เป็นการจั่วหัวที่น่าสนใจชวนให้อ่านต่อจนจบ โดยมีการระบุตำแหน่งที่คุณสนใจจะสมัครงานร่วมด้วย เช่น

I recently came across your job posting for the Digital Marketing Manager role which appears to match with my credentials and experience.
ดิฉันมีความสนใจประกาศรับสมัครในตำแหน่งงาน ผู้ช่วยผู้จัดการ ซึ่งดิฉันเชื่อเป็นอย่างยิ่ง ว่า มีทักษะและประสบการณ์สอดคล้องกับที่ระบุไว้ในประกาศ

เมื่อแจ้งความประสงค์ในการสมัครงานแล้ว ควรเริ่มต้นแนะนำตัวเองอย่างเป็นทางการ กล่าวถึง ชื่อของคุณ สถาบันที่จบ ไปจนถึงงานในตำแหน่งปัจจุบัน โดยอาจเน้นย้ำเหตุผล ว่าทำไมคุณถึงสนใจในตำแหน่งงานนี้

My name is [Your Name]. I graduated with a bachelor’s degree in Accounting from Mahidol University. Currently, I am working as an accounting assistant manager, but I am looking for an opportunity to advance my career.
กระผมชื่อ [ชื่อของคุณ] จบการศึกษาระดับปริญญาตรี สาขาวิชาภาษาอังกฤษ จากมหาวิทยาแม่ฟ้าหลวง ปัจจุบันทำงานในตำแหน่งคอลเซ็นเตอร์ประจำการที่ AIS แต่กำลังมองหางานใหม่ที่ใกล้บ้าน สะดวกต่อการเดินทาง

2.2 ย่อหน้าที่ 2 ไฮไลท์ทักษะที่คุณมี/ ประวัติทำงานแบบย่อ

เป็นส่วนที่คุณต้องใช้เวลาที่สุดในการเขียน เนื่องจาก HR มักจะกวาดสายตาอ่านตรงช่วยกลางของจดหมายเพื่อหา Keyword (คำสำคัญที่เกี่ยวข้อง) คุณจึงต้องอ่านรายละเอียดประกาศรับสมัครงานเพื่อดึงเอาคีย์เวิร์ดเหล่านั้นมาใช้ให้มากที่สุด เช่น ทักษะหรือโปรแกรมเฉพาะด้านที่พวกเขาต้องการมากที่สุด อาจรวมไปถึง เหตุผลว่าทำไมเราถึงเหมาะสมกับตำแหน่งงานดังกล่าวด้วยการนำเสนอผลงานเป็น Bullet Point ให้เห็นตัวเลขชัดเจน

At [current company name], I’ve notched five years of experience helping clients worldwide, to increase retention while reducing cost. Last year, my key challenge was to design and create a highly engaged workplace that begins with developing a strong set of effective employee retention. Here we are a year later:
- Employee Experience Plans that I optimized have resulted in 15 percent lower turnover rates, compared to last-year result.
- My Recruiting Process Model minimizes both time and expenses by 40% and 50% respectively.
จากการทำงานที่ [ชื่อบริษัทปัจจุบัน] กว่า 3 ปี ดิฉันไม่เพียงแต่สร้างรายได้ให้บริษัทเท่านั้น แต่ยังช่วยให้ลูกค้ามีรายได้จากการขายที่เพิ่มขึ้น โดยในปีที่ผ่านมานั้น ดิฉันมีโอกาสในการออกแบบระบบดูแลกลุ่มลูกค้า (CRM) ซึ่งช่วยให้พวกเขาได้รับข้อมูลข่าวสารอัพเดทจากบริษัทอย่างไม่มีขาดตกบกพร่อง ส่งผลให้
- รายได้ของลูกค้า A เพิ่มขึ้นถึง 65.8%
- อัตราการ Check-out โดยไม่ปิดหน้าต่างหรือหายไประหว่างทางในกระบวนการซื้อเพิ่มขึ้นกว่า 77% ส่งผลให้การยิงโฆษณามีประสิทธิภาพ ไม่เสียงบประมาณโดยเปล่าประโยชน์

ในการแยก Bullet Point ควรเลือกเฉพาะผลงานหรือทักษะความสามารถที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งงานที่สมัครเพียง 2 – 3 หัวข้อที่คุณมั่นใจ เพราะการเสนอจุดแข็งหลายจุดทำให้ HR สับสนและไม่เปิดรับกับข้อมูลที่มากเกินไป (Overwhelming)

2.3 ย่อหน้าที่ 3 Call-To-Action

ในย่อหน้านี้ HR จะทราบว่าพวกเขาต้องทำอย่างไรต่อไป หากสนใจในตำแหน่งงานของคุณ อย่าเขียนเรื่องที่น่าสนใจโดยไม่มีตอนจบและทิ้งผู้อ่านเอาไว้กลางทางโดยไม่รู้ว่าต้องทำอะไรต่อเป็นอันขาด คุณควรเขียนบอกว่า คุณแนบเรซูเม่มาเพื่อการพิจารณาเพิ่มเติม หรือให้ข้อมูลติดต่ออื่นๆ ร่วมด้วยในกรณีที่ต้องการเรียกไปสัมภาษณ์

Last but not least, I would appreciate the opportunity to come in for an interview to discuss the role in person as I can see that, in this role, my skills could help solve this problem within your company. Please find my resume attached or contact me if you need any further information via +(66)012-234-5678.
ท้ายที่สุดนี้ ด้วยทักษะความสามารถที่มี กระผมคิดว่าจะสามารถเป็นส่วนหนึ่งที่ช่วยให้ทีมและองค์กรประสบความสำเร็จได้ในอนาคต กรุณาอ่านประวัติงาน (เรซูเม่) ในไฟล์แนบหรือติดต่อกระผมได้ทาง โทร. +(66)098-765-4321

ส่วนที่ 3 ลงท้ายจดหมาย

หลังจาก HR สละเวลาในการอ่านจดหมายสมัครงานมาจนถึงบรรทัดสุดท้าย คุณควรขอบคุณเขาและจบด้วยประโยคสุดคลาสสิคอย่าง Thank you for your consideration. Keep me informed of any updates. หรือเป็นภาษาไทยสวยๆ ว่า ขอขอบคุณสำหรับการพิจารณา หวังเป็นอย่างยิ่งว่าจะได้รับการตอบกลับ โดยเมื่อเขียนส่วนเนื้อหาซึ่งเป็นส่วนสำคัญที่สุดเสร็จเรียบร้อยแล้ว ตามรูปแบบการเขียนจดหมายทั่วไปนั้น ต้องไปลืมปิดท้ายด้วยคำว่า

Yours faithfully – กรณีขึ้นต้นจดหมายด้วย Dear Sir/Madam/All concerned
Yours sincerely – กรณีขึ้นต้นจดหมายด้วย Dear – ชื่อคน
Best Regards – กึ่งทางการ กรณีที่เรารู้จักคนๆ นั้นเป็นการส่วนตัว

จากนั้นจึงตามด้วยชื่อของตัวเองเสมือนเป็นลายเซ็น

หากใครที่รู้สึกไม่สบายใจ กลัวว่าถ้ามีเอกสารไม่ครบขาด Cover Letter แล้วจะมีผลกับการสมัครงานอย่างบริษัทต่างชาติที่มีวัฒนธรรมองค์กรแบบอนุรักษ์นิยมและเป็นทางการมากๆ ก็อาจเพิ่ม Cover Letter ลงไปในเอกสารแนบ (Attachment Files) ไปด้วยเพื่อความสบายใจ